Vastgoedmanagement in het veiligheidsdomein
Met de regionalisering zijn veel vastgoedobjecten van de gemeente, onder meer brandweerkazernes, overgedragen aan de veiligheidsregio’s. Dat brengt een nieuwe dynamiek met zich mee. Ineens zijn de veiligheidsregio’s verantwoordelijk voor het beheer, krijgen ze te maken met onderhoud en met juridische contracten.
KWK mag reeds meerdere jaren de veiligheidsregio’s tot haar klanten rekenen. Jeroen van Kessel, directeur en huisvestingsregisseur, legt uit wat KWK voor de veiligheidsregio’s kan betekenen op het gebied van vastgoedmanagement.
“Voor ons betekent vastgoedmanagement vooral organisatiegericht beheren, dus vanuit de gebruikerskant”, vertelt Jeroen van Kessel. “Hoe kun je de gebouwen die er staan zo goed mogelijk onderhouden en in stand houden? En hoe zorg je ervoor dat die gebouwen nog steeds voldoen aan de wensen van de gebruiker?” Vanaf januari 2011, sinds de oprichting van KWK, helpt het projectmanagement & adviesbureau diverse veiligheidsregio’s om de overdracht van het vastgoed in goede banen te leiden. Daarbij gaat het bijvoorbeeld om het bepalen van de staat van het gebouw en ook hoe je als brandweerorganisatie omgaat met onderhoudsvraagstukken. Jeroen van Kessel: “Allemaal zaken die voorheen door de gemeente geregeld werden en waar de brandweerorganisatie ineens de verantwoordelijkheid over krijgt. Tot de koffiemachine aan toe.”
Organisatiegericht
“Het beheer en onderhoud van gebouwen komt voor veel organisaties op hetzelfde neer, ga uit van zo’n 80%. Bij KWK richten we ons vooral op de overige 20%, datgene wat bepalend is voor de organisatie”, vertelt Jeroen van Kessel. “Bij een brandweerorganisatie geldt bijvoorbeeld een heel ander serviceniveau dan bij een normaal kantoorgebouw. Bij de brandweer kun je niet hebben dat een roldeur klemt. Het zal maar gebeuren dat daardoor een brandweerwagen niet tijdig kan uitrukken. Terwijl een lekkende kraan misschien minder prioriteit heeft.” Bij de inrichting van het onderhoud wordt ook weer goed gekeken naar de organisatie en de al bestaande onderdelen. Jeroen van Kessel: “Als er al een servicepunt is voor reparatie van materieel, dan onderzoeken we of dat wellicht ook kan functioneren voor onderhoudswerkzaamheden.” De brandweer werkt tevens met een grote groep vrijwilligers. Soms helpen die vrijwilligers ook weer bij het onderhoud. Jeroen van Kessel: “Dan heeft die vrijwilliger weer een schildersbedrijf die ook geregeld de brandweerkazerne in de verf zet. Je wilt die vrijwilligers niet voor het hoofd stoten, maar door de schaalvergroting heb je wel met bepaalde aanbestedingsregels te maken.”
Politieke gevoeligheden
Als het gaat om vastgoedbeheer, bevinden de veiligheidsregio’s zich lang niet allemaal in dezelfde fase. Voor het grootste deel is het vastgoed inmiddels overgedragen aan de veiligheidsregio’s, in andere gevallen heeft de gemeente het vastgoed nog in beheer. Jeroen van Kessel: “De brandweer staat in veel regio’s dichtbij de gemeenschap. Dan is loslaten moeilijk en voelt centraliseren niet altijd als een verbetering. Wat ik ook veel tegenkom is gedeeld gebruik. Denk aan een gemeente die af en toe ook in de brandweerkazerne vergadert. KWK kan dan meedenken om daar in gezamenlijkheid afspraken over te maken.” Het projectmanagement & adviesbureau treedt vaker op als onafhankelijk adviseur. Bijvoorbeeld wanneer het gaat om achterstallig onderhoud van de gemeente. Jeroen van Kessel: “Wij kunnen rapportages opstellen, meedenken en de gesprekken begeleiden. Geregeld wordt de oplossing gevonden in een financiële tegemoetkoming.”
Meerjarenonderhoudsplan
KWK helpt de veiligheidsregio’s ook bij het maken van een meerjarenondershoudsplan. Wat kun je de komende jaren aan exploitatiekosten verwachten? Wat zijn de pieken en hoe kun je daar op een slimme manier mee omgaan? Jeroen van Kessel: “Gemiddeld hebben de veiligheidsregio’s zo’n 40 kazernes. Dan kan het lonen om het onderhoud voor al die kazernes in één keer aan te pakken.” Een meerjarenonderhoudsplan geeft ook gedegen managementinformatie. Jeroen van Kessel: “Daar kan bijvoorbeeld uitkomen dat het op een bepaald moment voordeliger is om over te gaan op nieuwbouw dan om door te gaan met exploiteren.” Bij het meerjarenonderhoudsplan wordt tevens rekening gehouden met duurzaamheid. “Alles wat kapotgaat en vervangen moet worden, wordt vervangen door een energiezuinige variant. Daarnaast proberen we zoveel mogelijk gebruik te maken van leveranciers uit de regio.” Toch zijn de aanpassingen maar mondjesmaat. “Het gaat bij brandweerkazernes veelal om oudere gebouwen, waar je zonder ingrijpende en kostbare ingrepen niet heel veel aan kunt verduurzamen”, vertelt Jeroen van Kessel. “Bij nieuwbouw kun je pas echt een grote slag maken.”